Tietosuoja

Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti noudattaen soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

​1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Keypoint Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”, ”Keypoint” tai ”me”)
Ohjelmakaari 16
40500 Jyväskylä
Y-tunnus: 2451154-2

Vastaamme henkilötietojen käsittelyä koskeviin kysymyksiin ja pyyntöihin, joihin liittyen voit olla yhteydessä osoitteeseen info@keypoint.fi tai kirjallisesti yllä mainittuun osoitteeseen.

​2. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme ja käsittelemme asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme tai näiden yhteyshenkilöiden/edustajien, yhteistyökumppaneidemme edustajien, työnhakijoidemme sekä verkkosivuillamme (www.keypoint.fi) vierailevien käyttäjien henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin seuraavin oikeusperustein:

• Asiakassuhteiden ja kumppanuuksien hallinta ja hoito;
  • Oikeusperuste: kuluttaja-asiakkaiden osalta sopimuksen täytäntöönpano ja muuten oikeutettu etumme (liiketoiminnan harjoittaminen).
• Palveluidemme ja tuotteidemme myynti ja markkinointi sekä kehittäminen;
  • Oikeusperuste: oikeutettu etumme (liiketoiminnan harjoittaminen ja edistäminen) sekä rekisteröidyn suostumus.
• Tilausten käsittely, laskutus (sis. maksujen valvonta ja perintä) sekä asiakaspalvelu ja takuu- ja reklamaatioasioiden hoitaminen;
  • Oikeusperuste: kuluttaja-asiakkaiden osalta sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etumme (liiketoiminnan harjoittaminen sekä oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen), lakisääteinen velvoitteemme (kirjanpitoaineistoon sisältyvät henkilötiedot, kirjanpitolaki 1336/1997).
• Verkkosivujemme toiminnan varmistaminen ja ylläpitäminen, kehittäminen ja kävijöiden ja sivujen toiminnan analysointi sekä mainonnan kohdentaminen.
  • Oikeusperuste: oikeutettu etumme, kun kyse on verkkosivujemme toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden toiminnasta (viestin välittäminen viestintäverkossa ja tietoturvan varmistaminen) sekä rekisteröidyn suostumus, kun kyse on muiden kuin välttämättömien evästeiden toiminnasta.
• Rekrytointi
  • Oikeusperuste: rekisteröidyn suostumus ja mikäli rekrytointiprosessi johtaa tai on johtamassa työsuhteen syntymiseen, (työ)sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja (työ)sopimuksen täytäntöönpano.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Asiakkuudet: asiakkaiden tai näiden yhteyshenkilöiden / edustajien nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollisesti edustettu organisaatio ja asema edustetussa organisaatiossa, laskutus- ja tilaustiedot sekä asiakassuhteen muut tiedot, kuten yhteydenotot ja reklamaatio- ja takuuvaatimukset sekä markkinointiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiviestintä, -suostumukset ja -kiellot sekä markkinointiviesteissä, esim. uutiskirjeissä, mahdollisesti käytettävien seurantapikseleiden (tai vastaavien tekniikoiden) keräämät tiedot, kuten tieto markkinointiviestin avaamisesta.

Potentiaaliset asiakkuudet: potentiaalisen asiakkaiden tai näiden yhteyshenkilöiden/edustajien nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollisesti edustettu organisaatio ja asema edustetussa organisaatiossa sekä markkinointiin liittyvät tiedot, kuten suoramarkkinointiviestintä, -suostumukset ja -kiellot sekä markkinointiviesteissä, esim. uutiskirjeissä, mahdollisesti käytettävien seurantapikseleiden (tai vastaavien tekniikoiden) keräämät tiedot, kuten tieto markkinointiviestin avaamisesta.
Yhteistyökumppanuudet: yhteistyökumppaneiden, kuten tavarantoimittajien, ja alihankkijoiden, yhteyshenkilöiden/edustajien nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollisesti edustettu organisaatio ja asema edustetussa organisaatiossa, laskutustiedot sekä yhteistyösuhteen muut tiedot, kuten yhteydenotot.

Työnhakijat: työnhakijan nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti ja mahdollinen kotiosoite) sekä rekrytointiin liittyvät muut tiedot, kuten CV, työhakemus ja muut rekrytointiprosessin aikana kertyvät sekä rekrytointiprosessin etenemisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Verkkosivuston kävijät: verkkosivuillamme käytettävien evästeiden keräämät tiedot kävijöistä, kuten IP-osoite ja muut evästeiden keräämät tiedot (ks. tarkemmat tiedot evästeistä verkkosivujemme evästebannerista ja tämän tietosuojaselosteen kohdasta ”Verkkosivujemme evästeet”).

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys meidän ja rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation välisen sopimuksen tekemiseksi ja noudattamiseksi sekä tilausten toimittamiseksi.

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien hallinnalla, salauksella ja tietojen varmuuskopioinnilla.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötiedot pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta yhteydenoton kautta, tilausten tekemisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Käsittelemämme henkilötiedot voivat olla peräisin julkisista rekistereistä ja lähteistä, kuten yhteystietopalveluiden tarjoajilta. Esimerkiksi potentiaalisten asiakkaidemme tietoja voidaan kerätä henkilön asemaa tai tehtäviä tai niiden hoitoa julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä kuvaavista, yleisesti saatavissa olevista tiedoista / rekistereistä ja/tai puhelimitse.

Lisäksi verkkosivujen kävijöistä keräämme tietoja myös verkkosivujemme hyödyntämien evästeiden kautta kävijän niin salliessa.

6. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi viranomaisille lakisääteiseen velvoitteeseemme perustuen tai osana mahdollisia tuotekehitys- ja kaupallistamishankkeidemme raportointia ko. hanketta koskevia tietoja hankkeiden rahoittajille. Voimme luovuttaa henkilötietoja myös tuotteidemme ja palveluidemme jälleenmyyjillemme jälleenmyynnin edistämiseksi.

Hyödynnämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluntarjoajia eli henkilötietojen käsittelijöitä, joille luovutamme henkilötietoja, kun ne käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi rahtipalveluiden tarjoajat, kirjanpitäjämme ja käyttämiemme ohjelmistojen, kuten CRM-järjestelmän ja sähköposti- ja pilvipalvelun, palveluntarjoajat. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää luovuttamiamme henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

7. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Jotkin henkilötietojen käsittelyyn käyttämämme henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alikäsittelijät voivat kuitenkin olla sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.

8. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten tai kun meillä on siihen lakisääteinen oikeus tai velvollisuus. Olemme määrittäneet käsittelemillemme henkilötiedoille seuraavia säilytysaikoja / -kriteerejä:
Asiakkuudet: Asiakkuuksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään 10 vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi enintään 10 (+1) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.

Potentiaaliset asiakkuudet: Potentiaalisiin asiakkuuksiin liittyvät henkilötiedot käydään läpi ja arvioidaan kahden vuoden välein, minkä yhteydessä tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Yhteistyökumppanuudet: Yhteistyökumppanuuksiin liittyvät henkilötiedot käydään läpi ja arvioidaan kahden vuoden välein ja mikäli henkilötiedot eivät ole tarpeen ko. yhteistyön kannalta, ko. henkilötiedot poistetaan.

Työnhakijat: Kuhunkin rekrytointiin liittyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään ko. rekrytointiprosessia seuraavan kalenterivuoden aikana.

Verkkosivuston kävijät: Evästeiden keräämiä henkilötietoja säilytetään evästebannerissa ilmoitetun mukaisesti.

Mikäli henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen mahdollisten oikeusvaateiden laatimista, esittämistä tai puolustamista varten, säilytystä voidaan jatkaa tarpeen vaatiman ajan.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Verkkosivujemme evästeet

Muita kuin ei-välttämättömiä evästeitä käytämme antamasi suostumuksen perusteella evästebannerissa tarkemmin kuvatusti tarjoamamme sisällön ja mainosten räätälöimiseen, sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen ja kävijämäärämme analysoimiseen. Lisäksi jaamme sosiaalisen median, mainosalan ja analytiikka-alan kumppaneillemme tietoja siitä, miten käytät sivustoamme. Kumppanimme voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tai joita on kerätty, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään.
Ilmoitamme pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoitamme myös, mikäli pyyntöä ei jostain syystä toteutettaisi.

11.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä pyytää Rekisterinpitäjältä tietoja hänestä kerätyistä henkilötiedoista. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan tai täydentämään häntä koskevat epätarkat, virheelliset tai puutteelliset tiedot.

11.3 Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Tällöin Rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei Rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.

Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

11.4 Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

11.5 Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, voi rekisteröity milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

11.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on Rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

11.7 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rajoitamme esimerkiksi kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes henkilötietojen paikkansapitävyys on saatu varmistettua tai asia muuten ratkaistua. Rajoittamisoikeus on voimassa vain tietyissä tietosuojalainsäädännön määrittelemissä tilanteissa ja edellytyksin.

11.8 Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla.

Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle voi tehdä osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle. 

12 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, mikäli se on toiminnassamme tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista.

Rekisteröidyille ilmoitetaan merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista sähköpostitse.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 26.09.2025. Tietosuojaselosteen aiempi/aiemmat versiot ovat saatavilla Rekisterinpitäjältä pyydettäessä.